Política de tratamiento de datos

INFORMACION GENERAL DEL RESPONSABLE EN EL MANEJO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION: EIKON DIGITAL SAS.

NIT O IDENTIFICACION: 810004504

DIRECCION: Cll 99 #14-76 Bogotá, Colombia

CANAL ESCRITO: Cll 99 #14-76 Bogotá, Colombia.

CORREO ELECTRONICO: info@eikondigital.com

JUSTIFICACIÓN

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales de EIKON DIGITAL S.A.S. tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de EIKON DIGITAL S.A.S. , o cuyo tratamiento ha sido encargado a EIKON DIGITAL S.A.S. , en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.

En esta Política para el Tratamiento de Datos Personales de EIKON DIGITAL S.A.S. se encontrarán los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales EIKON DIGITAL S.A.S. realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante EIKON DIGITAL S.A.S. EIKON DIGITAL S.A.S. entiende por protección de datos todas aquellas medidas que se toman, tanto a nivel físico, técnico como jurídico para garantizar que la información de los titulares personas naturales registrados en las bases de datos de EIKON DIGITAL S.A.S. , esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas, así como que su uso y conservación sea adecuado a la finalidad establecida para la recolección de los datos personales

PARTE 1. GENERALIDADES.

ARTICULO 1. MARCO LEGAL.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales de EIKON DIGITAL S.A.S. se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Versión 2 – 2016 derechos reservados seguridad de la información Personales (Habeas Data) su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 del 27 de junio de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y sus demás normas concordantes y complementarias. Sus disposiciones deben entenderse en armonía con estas normas e interpretarse en forma sistemática con ellas. En la medida que se incorporen cambios legales significativos que modifiquen las normas anteriormente mencionadas, la Política para el Tratamiento de Datos Personales de EIKON DIGITAL S.A.S. se ajustará de acuerdo a dichos cambios.

ARTICULO 2. APLICACION.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con EIKON DIGITAL S.A.S. : a saber, sin que esta enunciación sea exhaustiva, clientes tanto activos como inactivos, proveedores, trabajadores, extrabajadores, o cualquier tercero cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de EIKON DIGITAL S.A.S. , y sus empresas vinculadas, aliadas estratégicas o empresas que EIKON DIGITAL S.A.S. , contrate para la recolección de datos personales a su nombre. El ámbito de aplicación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las base de datos de propiedad de EIKON DIGITAL S.A.S. , o cuyo tratamiento ha sido encargado a ésta. La presente política aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando EIKON DIGITAL S.A.S. , en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de los datos, dejare de estar domiciliada en el territorio nacional, más sin embargo, le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales. El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente Política no será de aplicación de: a) Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al titular y solicitar su autorización. En este caso los responsables y encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la ley de Habeas Data. b) Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. c) Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia. d) Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales. e) Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008. f) Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

ARTICULO 3. PERMANENCIA.

Las políticas y procedimientos consignados en este documento aplican a las bases de datos que posee actualmente y aquellas que hacia el futuro conforme o recopile EIKON DIGITAL S.A.S. , la cual conservará indefinidamente los registros de todos los titulares con el fin de mantener contacto con los mismos. Se eliminarán los datos del fichero a petición del titular de la respectiva información.

ARTICULO 4. OBJETO.

El objeto de la creación de la presente Política es el de dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información. Las disposiciones de la Política aplican en lo pertinente a cualquier actividad de recolección de información personal desarrollada por EIKON DIGITAL S.A.S. , independientemente del fin que persiga dicha recopilación.

ARTICULO 5. DEFINICIONES.

• AUTORIZACION: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• DATOS SENSIBLES: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• DATO PUBLICO: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Se considera como tal, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

• DATOS BIOMETRICOS: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como huellas dactilares, análisis del ADN.

• TRABAJADOR: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.

• EXTRABAJADOR: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con EIKON DIGITAL S.A.S.

• VISITANTE: Persona(s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.

• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• POLITICA DE TRATAMIENTO: Se refiere al presente documento, como Política Versión 2 – 2016 derechos reservados seguridad de la información de Tratamiento de Datos Personales aplicada por EIKON DIGITAL S.A.S. , de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

• PROVEEDOR: Toda persona natural o jurídica que provea un bien o preste algún servicio a EIKON DIGITAL S.A.S. , en virtud de una relación comercial y/o negocial y/o contractual.

• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;

• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• TRANSMISION: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

ARTICULO 6. PRINCIPIOS.

Los principios que a continuación se mencionan, regulan el tratamiento de la información desarrollada por EIKON DIGITAL S.A.S. , puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales:

a. COLABORACION CON LA AUTORIDAD: EIKON DIGITAL S.A.S. cooperará con las autoridades competentes en materia protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes.

b. PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.

c. FINALIDAD: El uso, almacenamiento y tratamiento deben tener un fin específico e informado al titular en forma previa a su entrega.

d. LIBERTAD: El tratamiento sólo se podrá llevar a cabo de acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de nuevos participantes.

e. TRANSPARENCIA: EIKON DIGITAL S.A.S. pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentran consignados en las bases de datos, en cualquier momento y sin restricciones.

f. VERACIDAD: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a un error. El titular podrá solicitar en cualquier momento la corrección, actualización o supresión o bloqueo de la información.

g. PRIVACIDAD: Los datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto del derecho a la privacidad. EIKON DIGITAL S.A.S. no venderá ni compartirá la información por fuera de los límites y condiciones previstas en este reglamento.

h. ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo Versión 2 – 2016 derechos reservados seguridad de la información podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

i. SEGURIDAD: EIKON DIGITAL S.A.S. desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros contenidos en las bases de datos incluyendo contratos de confidencialidad y en general cualquier mecanismo idóneo para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información.

j. CONFIDENCIALIDAD: EIKON DIGITAL S.A.S. garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información serán objeto de control y supervisión, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprenden dicho tratamiento.

ARTICULO 7. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos, EIKON DIGITAL S.A.S. , actúa tanto en calidad de responsable, toda vez que recauda la información y toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de encargado, en la medida en que realiza el tratamiento de los datos.

1. BASE DE DATOS DE TRABAJADORES, PRACTICANTES, APRENDICES Y PENSIONADOS.

• Descripción:

Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los trabajadores y estudiantes en práctica, aprendices, trabajadores en misión y pensionados que tiene EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos sensibles como la huella y foto se utilizan únicamente para respectiva identificación y solamente tiene acceso personal autorizado. Así mismo, el grupo sanguíneo como información relacionada con la salud, solamente es utilizada en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del sistema de seguridad social en salud.

2. BASE DE DATOS DE ACCIONISTAS.

• Descripción:

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de EIKON DIGITAL S.A.S. , se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las disposiciones legales que regulan la materia.

• Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de (i) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista; (ii) Envío de invitaciones a eventos programados por EIKON DIGITAL S.A.S. ; (iii) Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la sociedad; (iv) Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas; y (v) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

3. BASE DE DATOS PROVEEDORES:

• Descripción:

Esta base de datos recolecta la información de proveedores estratégicos y proveedores esporádicos, personas naturales y jurídicas, quienes ofrecen, proveen, prestan bienes o servicios a EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos se recopilan con el fin de: (i) El trámite de la solicitud de vinculación como proveedor; (ii) La ejecución y el cumplimiento de las órdenes de compra o contratos que se celebran. (iii) El control y la prevención del fraude; (iv) Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral; (v) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo; (vi) Consulta y envío de información a las centrales de riesgo crediticio; (vii) Realización de encuestas sobre satisfacción del bien suministrado o los servicios prestados por el proveedor a EIKON DIGITAL S.A.S. , y (viii) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 del presente manual.

4. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

• Descripción:

Esta base de datos recolecta la información de proveedores para EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos se recopilan con el fin de (i) El trámite de la solicitud de vinculación como proveedor; (ii) La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebran; (iii) El control y la prevención del fraude; (iv) Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral; (v) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo; (vi) Consulta y envío de información a las centrales de riesgo crediticio; (vii) Realización de encuestas sobre satisfacción del bien suministrado o los servicios prestados por el proveedor a EIKON DIGITAL S.A.S. y (viii) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

5. BASE DE DATOS DE APLICANTES

• Descripción:

Esta base de datos recolecta de la información de las personas que quieren aplicar a cargos en EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos se recopilan con el fin de: (i) Contar con el personal indicado para realizar una selección adecuada del personal que quiere aspirar a los cargos en EIKON DIGITAL S.A.S. ; (ii) Tener los datos de contacto de los aspirantes; (iii) Administrar los datos de contacto de los aspirantes; (iv) Cumplimiento con el proceso de selección; (v) Análisis de antecedentes laborales; (vi) Trámite de vinculación como trabajador de EIKON DIGITAL S.A.S. ; (vii) El control y la prevención del fraude; (viii) Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral en caso de ser seleccionado; (ix) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo; (x) Consulta y envío de información a las centrales de riesgo crediticio; y (xi) Controlar la seguridad empresarial en la evaluación de las personas y/o aspirantes que pueden llegar a ser contratados por EIKON DIGITAL S.A.S. y (xii) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

6. BASE DE DATOS DE NOMINA – TRABAJADORES, PRACTICANTES, APRENDICES Y PENSIONADOS – FISICA.

• Descripción: Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los trabajadores, estudiantes en práctica, aprendices y pensionados.

• Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de (i) Cumplir con las obligaciones derivadas del contrato de trabajo; (ii) Identificar, así como tener un control de la plantilla de los trabajadores en misión activos e inactivos; (iii) Hacer las vinculaciones al sistema de seguridad social y a las cajas de compensación familiar; (vi) Hacer los reportes a las entidades gubernamentales; (v) Pagar impuestos; (vi) Comunicación en caso de ausencia, distribución de información; (vii) Beneficios convencionales; (viii) Seguridad interna; y (ix) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política. Los datos sensibles como la huella y foto se utilizan únicamente para la respectiva identificación y solamente tiene acceso personal autorizado. Así mismo, el grupo sanguíneo como información relacionada con la salud, solamente es utilizada en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del sistema de seguridad social en salud.

7. BASE DE DATOS DE PERSONAL RETIRADO

• Descripción:

Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los extrabajadores, estudiantes en práctica, aprendices, trabajadores en misión, y todo aquel personal retirado de EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de (i) Tener una relación del personal y cargos que han laborado en EIKON DIGITAL S.A.S. , en caso que pueda existir una eventual demanda laboral; (iii) Administración y relación del personal que ha desempeñado cargos en EIKON DIGITAL S.A.S. ; y (iv) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

8. BASE DE DATOS DE SEGURIDAD – TRABAJADORES QUE OCUPAN CARGOS CRITICOS

• Descripción:

Esta base de datos corresponde a la información que se recolecta sobre los trabajadores, estudiantes en práctica, aprendices, trabajadores en misión, y todo aquel personal retirado de EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de (i) Cumplir con la normatividad de las normas BASC; (ii) Cumplir con la normatividad de las normas OEA; (iii) Realizar estudios de seguridad de manera periódica y/o anual a dichos cargos críticos (v) Ofrecer a través de estudios de seguridad las herramientas necesarias para el cumplimiento de la seguridad en el trabajo; (vi) Cumplir con la normatividad en materia de SARLAFT; (vii) Cumplir con todas las normatividades en materia de protección, prevención de delitos asociados a los lavados de activos y financiación del terrorismo; y (viii) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

9. BASE DE DATOS DE SEGURIDAD – VALIDACION CLIENTES:

• Descripción:

Esta base de datos corresponde a la información tomada del cliente la cual tiene como objetivo minimizar el riesgo de EIKON DIGITAL S.A.S. al momento de sostener una relación comercial con un cliente del cual se realiza un estudio de seguridad que tiene como objetivo cumplir con la normatividad de seguridad para evitar incurrir en lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de (i) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a EIKON DIGITAL S.A.S. ; (ii) Tratamiento de los datos personales protegidos por el ordenamiento jurídico; (iii) Tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico y teléfono); (iv) Validar la información tributaria del cliente; (v) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo; y (vi) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

10. BASE DE DATOS DE SEGURIDAD – VALIDACION DE PROVEEDORES:

• Descripción:

Esta base de datos corresponde a la información tomada del proveedor la cual tiene como objetivo minimizar el riesgo de EIKON DIGITAL S.A.S. al momento de sostener una relación comercial y/o negocial y/o contractual con un proveedor para evitar incurrir en lavado de activos y financiación del terrorismo de conformidad con las normas de seguridad.

• Finalidad:

Los datos anteriormente mencionados, únicamente se recopilan con el fin de (i) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del proveedor aplicable a EIKON DIGITAL S.A.S. ; (ii) Tratamiento de los datos personales protegidos por el ordenamiento jurídico; (iii) Tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico y teléfono); (iv) Validar la información tributaria del proveedor; (v) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo; y (vi) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

11. BASE DE DATOS DE SEGURIDAD – CONTROL ACCESO TRABAJADORES:

• Descripción:

Esta base de datos es realizada para tener el control de acceso de los trabajadores de EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos únicamente se recopilan con el fin de (i) Validar el ingreso de los trabajadores a EIKON DIGITAL S.A.S. ; (ii) Identificar el trabajador que ingresa a la empresa; (iii) Validar a las diferentes áreas a las que ingresa el trabajador por cuestiones de seguridad; y (iv) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

12. BASE DE DATOS DE SEGURIDAD – CONTROL ACCESO VISITANTES:

• Descripción:

Esta base de datos es realizada para tener plena identificación y conocimiento de los visitantes que ingresan a EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos únicamente se recopilan con el fin de (i) Validar el ingreso de los visitantes a EIKON DIGITAL S.A.S. ; (ii) Identificar los datos personales del visitante que ingresa a las instalaciones de la empresa; iii) Ofrecerle seguridad a EIKON DIGITAL S.A.S. respecto a los visitantes que recibe; (iv) Minimizar el riesgo de intrusión a la empresa; y (iv) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política. Los datos sensibles como la foto de los visitantes se utilizan para su identificación física y de esta manera otorgarle mayor seguridad tanto a EIKON DIGITAL S.A.S. como a sus trabajadores frente a los visitantes que recibe a diario.

13. BASE DE DATOS DE CLIENTES:

• Descripción: Esta base de datos recolecta la información de clientes permanentes y clientes esporádicos, personas naturales y jurídicas, quienes adquieren los bienes o productos ofrecidos por EIKON DIGITAL S.A.S.

• Finalidad:

Los datos únicamente se recopilan con el fin de (i) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a EIKON DIGITAL S.A.S. ; (ii) Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera; (iii) Tratamiento de los datos personales protegidos por el ordenamiento jurídico; (iv) Tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico y teléfono); (v) Evaluar e identificar los cupos crediticios que tiene el cliente; (vi) Identificar la información financiera que tiene el cliente para los pagos; (vii) Validar la información tributaria del cliente; (viii) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo; (ix) Realización de encuestas sobre satisfacción de los bienes o productos ofrecidos por EIKON DIGITAL S.A.S. ; y (x) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

14. BASE DE DATOS DE MERCADEO:

• Descripción:

Esta base de datos e recopila con el objetivo de recibir la información del mercado, así como información sobre los signos distintivos, productos y servicios que presta EIKON DIGITAL S.A.S. , en los mercados donde participa.

• Finalidad:

Los datos únicamente se recopilan con el fin de (i) Entregar información de merchandising; (ii) Suministrar información de los signos distintivos de EIKON DIGITAL S.A.S. y/o cualquier signos distintivo que esté manejando EIKON DIGITAL S.A.S. ; (iii) Informar de cambios generales de los signos distintivos de EIKON DIGITAL S.A.S. ; (iv) Dar información sobre actividades promocionales vigentes o pasadas; (v) Realizar estrategias de mercadeo como correo directo, mailing, promociones, investigaciones de mercado y/o publicidad; (vi) Verificar la entrega de premios de las actividades promocionales realizadas por EIKON DIGITAL S.A.S. o por un tercero a servicio de EIKON DIGITAL S.A.S. ; (vii) Entregar premios de las actividades promocionales realizadas por EIKON DIGITAL S.A.S. o un tercero a servicio de EIKON DIGITAL S.A.S. ; y (viii) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

ARTICULO 8. USOS, FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Y ASPECTOS GENERALES. EIKON DIGITAL S.A.S. , como empresa respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que el titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones. En virtud de la relación que se ha establecido o se establezca entre el titular de los datos personales y EIKON DIGITAL S.A.S. , es importante que el titular conozca que EIKON DIGITAL S.A.S. , recolecta, registra, almacena, usa sus datos personales, para los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas. Los datos personales de los titulares son utilizados por EIKON DIGITAL S.A.S. , para: (i) Ejecutar las actividades propias de EIKON DIGITAL S.A.S. , para cumplir su objeto social, todo lo cual se hará con base en la finalidad de la base de datos en la que reposan los datos personales de los titulares; (ii) Desarrollar relaciones comerciales con terceros; (iii) Ofrecer los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los titulares, o los productos y servicios de EIKON DIGITAL S.A.S. , lo cual puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles; (iv) Enviar la información a entidades gubernamentales por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal; (v) Consultar información en las listas para el control de lavado de activos administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la Oficina de Control de Activos en el Exterior (OFAC) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América o en bases de datos o en listados de personas jurídicas o naturales que figuren como vinculados de alguna u otra forma con recursos provenientes del narcotráfico, lavado de activos o actividades delictivas, centrales de información, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y EIKON DIGITAL S.A.S. ; (vi) Soportar procesos de auditoría externa e interna; (vii) Registrar la información de trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de EIKON DIGITAL S.A.S. , para el envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar; (viii) Para verificación de referencias de trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos; (ix) Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizado mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes. EIKON DIGITAL S.A.S. utilizará dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable; (x) Los datos personales serán utilizados por EIKON DIGITAL S.A.S. para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, EIKON DIGITAL S.A.S. , no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los datos personales, salvo que: (a) El titular autorice expresamente hacerlo; (b) Su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de EIKON DIGITAL S.A.S. ; (c) Sea permitido por la ley.

Para el manejo interno de los datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado de EIKON DIGITAL S.A.S. , lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, las Gerencias y la Jefatura Jurídica. EIKON DIGITAL S.A.S. , podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra dichos terceros estarán obligados a proteger los datos personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de encargados del manejo de las bases de datos de EIKON DIGITAL S.A.S. En el caso de transmisión de datos personales, EIKON DIGITAL S.A.S. , suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos de la normatividad vigente. Igualmente, EIKON DIGITAL S.A.S. , podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, sus datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los titulares de los datos personales. Una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos personales, los mismos serán bloqueados de las bases de datos de EIKON DIGITAL S.A.S. , o eliminados a solicitud expresa del titular, en términos seguros.

ARTICULO 9. DATOS SENSIBLES.

Está prohibido el tratamiento de datos sensibles excepto cuando: • El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. • El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. • El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. • El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. • El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los titulares.

PARAGRAFO. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de tratamientos de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de titulares de datos personales.

ARTICULO 10. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de titulares de datos personales.

PARTE 2. AUTORIZACIONES.

ARTICULO 11. AUTORIZACION.

En concordancia con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, así como el Decreto único reglamentario 1074 de 2015, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de EIKON DIGITAL S.A.S. , debe contar con una autorización donde se manifieste el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales. Frente a los datos recolectados antes del 27 de junio de 2013 EIKON DIGITAL S.A.S. , ha optado por usar el mecanismo previsto en el artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013.

ARTICULO 12. PRUEBA DE LA AUTORIZACION.

EIKON DIGITAL S.A.S. pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales.

ARTICULO 13. AVISO DE PRIVACIDAD.

EIKON DIGITAL S.A.S. , cuenta con el aviso de privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al titular de datos personales a través de medios de comunicación de la empresa. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.

PARTE 3. DERECHOS Y DEBERES.

ARTICULO 14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION.

El titular de la información recopilada por EIKON DIGITAL S.A.S. tendrá los siguientes derechos:

1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2) Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice tratamiento de los datos personales.

3) Previa solicitud a EIKON DIGITAL S.A.S. , conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.

4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y Decreto reglamentario 1377 de 2013 emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo una vez agotado el trámite del que trata el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

5) Revocar la autorización otorgada a EIKON DIGITAL S.A.S. , para detener el tratamiento de los datos personales de los titulares.

6) Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de EIKON DIGITAL S.A.S.

7) Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos de EIKON DIGITAL S.A.S.

PARTE 4. DEBERES DE EIKON DIGITAL S.A.S. RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

ARTICULO 15. DEBERES DE EIKON DIGITAL S.A.S.

En su condición de responsable de la información EIKON DIGITAL S.A.S. , es consciente de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y sólo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. EIKON DIGITAL S.A.S. hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por el titular, respecto a las disposiciones consagradas en la ley y en otras que versan sobre la protección de datos personales. Por tanto EIKON DIGITAL S.A.S. se compromete a cumplir a cabalidad y de forma permanente con los preceptos que a continuación se mencionan. 1) Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales. 2) Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento. 3) Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta. 4) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como trabajadores de EIKON DIGITAL S.A.S. , deban tener dicho acceso. 5) Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares. 6) Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 y sus demás normas concordantes, al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARTE 5. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACION.

ARTICULO 16. OBJETIVO.

Considerando que a los titulares de la información les asiste el derecho de hacer consultas o reclamaciones acerca de su información personal que reposa en las bases de datos de EIKON DIGITAL S.A.S. , se ha implementado un procedimiento que conlleva reclamaciones acerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información y uso de los datos y de atención a solicitudes de corrección, autorización o supresión de datos.

Atención de solicitud: El titular puede realizar la consulta por medio escrito, verbal o presencial en las sedes mencionadas en esta política, entre las 8:00 a.m. y 6:00 p.m. de lunes a viernes y sábado de 9:00 a.m. a 12:00 m. Estos canales son dispuestos por EIKON DIGITAL S.A.S. de la forma como se incluyen en el aviso de privacidad o en el acápite de datos del responsable del tratamiento.
Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, dirección, teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía, objeto de la queja y/o solicitud y pretensiones.
Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso inferior a 10 días hábiles contados desde el momento de la recepción de la reclamación.
Las solicitudes de corrección actualización o supresión de datos serán atendidas en única instancia, en cada uno de los canales que ha dispuesto EIKON DIGITAL S.A.S. para el ejercicio de esos derechos respecto a los datos que se han entregado o se están entregando. Por lo anterior, EIKON DIGITAL S.A.S. ha dispuesto canales para el ejercicio de los derechos de los titulares tal y como se detallan en el aviso de privacidad o en el acápite de datos del responsable del tratamiento de esta política.

PARTE 6. PARTE FINAL

ARTICULO 17. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

EIKON DIGITAL S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

ARTICULO 18. VIGENCIA DE LA POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES.

La presente política se encuentra a disposición de los titulares de los datos.

ARTICULO 19. CAMBIOS EN LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS. Cualquier cambio sustancial en la Política para el Tratamiento de Datos Personales se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en las bases de datos mediante comunicación masiva dirigida a los datos de contacto remitidos a EIKON DIGITAL S.A.S. En caso de no tener el contacto de los titulares para la comunicación del cambio de la política, EIKON DIGITAL S.A.S. adicionalmente, lo informará a través de su página web www.eikondigital.com o de cualquier otro mecanismo eficiente.

ARTICULO 20. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las definiciones de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad y en atención a las disposiciones del Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Registro de bases de datos actuales: Este registro debe realizarse dentro del año siguiente a la puesta en funcionamiento del Registro Nacional de Bases de Datos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

b) Creación de bases de datos: Deben ser registradas dentro de los dos (2) meses calendario, posteriores a su creación.

c) Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos.

De acuerdo con la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015, la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos deberá actualizarse como se indica a continuación:

• Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esto en caso de que se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

• Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del 2018.

d) Incidentes de seguridad: Los incidentes de seguridad deben reportarse a la Superintendencia de Industria y Comercio, a través del Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.

ARTICULO 21. VIGENCIA.

La presente política entrará en vigencia a partir de la publicación. Las bases de datos de EIKON DIGITAL S.A.S. se conservarán por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, los que ordene la ley y lo que disponga otras normas en materia de retención documental.